📄 E-Rechnungspflicht – Was kleine Unternehmen beachten sollten

Die E-Rechnung verändert die Rechnungsverarbeitung zwischen Unternehmen. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Empfang und Ausstellung: Für diese Bereiche gelten unterschiedliche Regeln. Eine pauschale Aussage, alle Unternehmen müssten bereits jede Rechnung ausschließlich als E-Rechnung versenden, wäre falsch.

Was ist eine E-Rechnung?

Sie enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten, elektronisch verarbeitbaren Format. Eine gewöhnliche PDF-Datei allein ist keine E-Rechnung in diesem Sinn. Übliche geeignete Formate sind XRechnung und entsprechende ZUGFeRD-Profile; nicht jedes beliebige Profil erfüllt die Anforderungen.

Wer muss E-Rechnungen empfangen können?

Inländische Unternehmen müssen grundsätzlich E-Rechnungen für inländische unternehmerische Geschäftsvorgänge empfangen können. Das betrifft auch Kleinunternehmer. Technisch kann dafür bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen. Zum Lesen, Prüfen und geordneten Weiterverarbeiten benötigen Sie einen passenden Ablauf.

Für die Ausstellung gelten Übergänge und Ausnahmen

Die Ausstellungspflicht betrifft grundsätzlich bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Übergangsregelungen und Ausnahmen müssen gesondert geprüft werden. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen; auch für bestimmte Rechnungsarten bestehen Ausnahmen. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können andere Vorgaben gelten. Die jeweils geltenden Fristen und Voraussetzungen finden Sie in den amtlichen Informationen.

So bereiten Sie Ihren Betrieb vor

1. Empfang festlegen: Wer überwacht das Rechnungspostfach?
2. Lesen und prüfen: Kann Ihre Software strukturierte Rechnungen darstellen und verarbeiten?
3. Originaldaten sichern: Ein Ausdruck allein ersetzt die erforderliche elektronische Aufbewahrung nicht.
4. Abläufe abstimmen: Klären Sie Übergabe und Aufbewahrung mit Ihrer Steuerberatung.
5. Mit Beispielen testen: Prüfen Sie den vollständigen Weg vom Eingang bis zur Ablage.

Ich unterstütze Sie bei der technischen Einrichtung. Welche steuerlichen Pflichten im Einzelfall gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

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